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La automatización de catálogos puede ser estratégica en tu comunicación comercial

Experta en automatización de catálogos diseñando

Las empresas siguen apostando por los catálogos de productos en su comunicación comercial, como una pieza esencial para la venta. Pero los  equipos de marketing y diseño sufren con el tradicional proceso manual, largo y tedioso, que además conlleva errores inevitables. Resulta una tarea muy poco estimulante para los profesionales, que deben dedicarle una parte importante de su tiempo en lugar de innovar, diseñar o crear acciones de valor para las marcas. Es por ello que la automatización de catálogos puede ser estratégica para la comunicación comercial. 

«La producción de un catálogo complejo es una pesadilla recurrente»

La creación o actualización de un catálogo de productos suele implicar una interminable suma de acciones manuales, que deben realizarse con rigor y paciencia: cada detalle es importante para que el catálogo refleje todas las características, aspectos técnicos, precios, fotografías actualizadas y codificación de los distintos modelos,  

En el sistema tradicional, los equipos encargados de su elaboración parten de la información básica de cada producto, para así traspasarla y maquetarla de forma manual, añadiendo todos los datos e imágenes asociados que a veces están en diferentes departamentos de la empresa.  Cada actualización o modificación requiere revisar todo el proceso y maquetar de nuevo. ¡Y si los catálogos se realizan en distintos idiomas o en formatos,  exige revisar también cada versión!

En un sistema manual, cada dato debe ser comprobado muchas veces y cada cambio requiere nuevas revisiones. Los profesionales implicados en el diseño de catálogo dedican muchas horas a estas tareas, con la frustración añadida de los inevitables errores que surgen a lo largo del proceso.

¿Qué es y cómo funciona la automatización de catálogos? 

La automatización es la implementación de un nuevo proceso en el que la mayoría de tareas manuales se sustituyen por tareas automáticas.

Para ello sólo necesitas cumplir dos requisitos: disponer de un origen de datos con la máxima calidad de información posible  y utilizar una herramienta de automatización  que conecte estos datos con el documento de InDesign.

Estos 4 conceptos te ayudarán a entender cómo funciona, en la práctica, la automatización del catálogo: 

  1. Cualquier Product Information Sistem (PIM) o sistema de gestión de datos se puede integrar con la herramienta de automatización elegida, de manera que los datos del catálogo se importan directamente.  Este es un aspecto fundamental: todos los datos que se utilicen partirán de una única fuente, evitando así errores típicos del tratamiento manual.
  2. El diseño gráfico del catálogo y la maqueta base se realiza sólo la primera vez. Una vez definida la información que va a cada apartado, los datos se trasladan de manera totalmente automática a la maqueta ya diseñada.
  3. Este proceso puede repetirse en cada edición con la seguridad de que se realizará de manera ágil, en un tiempo muy corto y sin errores. 
  4. Al proceder todos los datos de la misma fuente, la edición de catálogos en  idiomas variados y en distintos soportes (web, pdf pasapáginas…) resulta muy fácil y rápida. Resulta realmente ágil realizar nuevas versiones para diferentes segmentos de clientes, con lo que los equipos de marketing pueden rápidamente realizar todo tipo de acciones en tiempo récord.
Experto en automatización de catálogos con tablet

¿Por qué es estratégica la automatización de catálogo?

Pasar de un sistema manual a un nuevo sistema automatizado aporta valor a las marcas, a la vez que permite a los equipos dedicar su tiempo a tareas más estratégicas para la compañía. En resumen, la automatización acorta el time to market, reduce costes e incrementa la fiabilidad y calidad del catálogo. 

  1. Optimiza el tiempo y los recursos: El proceso es mucho más rápido y ahorra tiempo a los equipos de manera recurrente, aportando eficiencia a las empresas y liberando tiempo de calidad.
  2. Mejora la calidad gráfica y comunicativa del catálogo: Los equipos pueden concentrar  sus energías en el contenido y el diseño gráfico, aumentando su potencial como elemento de comunicación comercial.
  3. Reduce el time-to-market:  Aumentando la rapidez con la que comunicamos los productos y ofertas ganamos en competitividad.
  4. Más rigor y fiabilidad:  Desaparecen los errores de traslación, mejorando la consistencia de todos los datos.
  5. Resulta clave para segmentar por targets y crecer en nuevos territorios. Los catálogos pueden tener rápidamente más de una versión según el target al que van dirigidos. Asimismo, tener catálogos en varios idiomas es clave en los planes de expansión de las empresas. 

¿Para qué empresas resulta más estratégica la automatización de catálogos?

Principalmente, para empresas en las que el catálogo es muy importante y sin embargo representa un coste de tiempo y dinero muy alto para la organización.

Destacamos tres grupos: 

  1. Empresas que tienen muchos productos, con información técnica, y que a la vez necesitan un buen apoyo visual y gráfico. Es importante que el catálogo sea atractivo visualmente, como por ejemplo en empresas de lámparas e iluminación.
  2. Empresas con catálogos muy voluminosos, con una gran profundidad en cuanto a información técnica, datos y detalles. En este grupo encontramos por ejemplo empresas de ferretería o accesorios de motor. 
  3. Empresas de retail, que producen catálogos de manera intensiva, con mucha frecuencia y con idiomas y formatos muy diversos. 

En todas ellas, tanto si lo hace la propia empresa como si lo realiza la agencia, el problema principal es que el traspaso de datos al catálogo es muy complejo.

Cómo te ayudamos desde CeGe con la automatización de catálogos

Durante 40 años nos hemos enfrentado al reto de editar, maquetar y producir catálogos y ello nos ha llevado a mejorar continuamente el proceso, incorporando las ventajas de la automatización. Y lo trasladamos a los proyectos con nuestros clientes. Los ayudamos a implantar un PIM, si no lo tienen, o a integrar el suyo con nuestra herramienta habitual. Nuestro equipo de diseño y edición tiene un know-how específico en el diseño de catálogos que los hacen ser unos potentes elementos de comunicación. Diseñamos el catálogo base cuando los clientes lo solicitan y los acompañamos en todo el proceso, en cada edición. 

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Sobre el Blog

Escribimos sobre servicios y soluciones para departamentos de marketing,  estudios de diseño y PYMES.

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