El catálogo automatizado, clave para la comunicación comercial

catálogo automatizado

El catálogo de productos sigue siendo una herramienta de comunicación comercial clave para muchas empresas, sobretodo para aquellas con portafolios extensos o con mucha profundidad. El proceso automatizado del catálogo permite la eficacia y la accesibilidad exigidas en los procesos de venta actuales.

Para que sea realmente útil en la comunicación comercial, la presentación de los productos debe ser clara y fácil de manejar, muy actualizada y libre de errores. Cada producto cuenta con su propia descripción, prestaciones, particularidades y apoyo visual, a menudo en versiones e idiomas diferentes. Por ello, la producción de cada catálogo requiere un rigor que consume mucho tiempo y recursos del departamento de Marketing, tanto si se edita internamente como si se externaliza.

Hasta hace poco, este era un proceso totalmente manual, en el que cada actualización necesitaba muchas revisiones y era frecuente fuente de errores.

La automatización de catálogos ha pasado de ser una necesidad a convertirse en una obligación: la irrupción de nuevos canales de venta, las plataformas móviles y un mercado cada vez más amplio y en constante evolución hacen necesario producir catálogos con más frecuencia, en múltiples idiomas y con los datos sincronizados constantemente con la página Web o el comercio electrónico.

¿Cómo funciona la automatización de un catálogo?

Para automatizar tu catálogo sólo necesitas cumplir dos requisitos: disponer de un origen de datos con la máxima calidad de información posible, y utilizar una herramienta de automatización que conecte sus datos con el documento de InDesign.

Paso 1) Organizar la información. 

La automatización del catálogo empieza con una buena gestión de los datos. Es necesario tener muy bien estructurada y organizada la información de los productos. Algunas empresas ya disponen de un PIM (Product Information Management),  un software especializado en gestionar la información de producto —nombre, referencia, descripción, precio— junto con los archivos adicionales que complementan cada referencia: imágenes, logotipos, esquemas y tablas. 

Cualquier PIM o sistema de gestión de datos se puede integrar con la herramienta de automatización elegida, de manera que los datos del catálogo se importan directamente.  Este es un aspecto fundamental en el proceso de automatización, ya que significa que todos los datos que se utilicen partirán de una única fuente, evitando así errores al traspasar los datos manualmente para ser editados y maquetados. Y todo queda recogido para las futuras actualizacionescomo por ejemplorenovación de imágenes, incorporación o eliminación de referenciasycambios en los precios.

Paso 2) Diseño base del catálogo

Para que un catálogo sea una herramienta de consulta efectiva, el lector debe ser capaz de encontrar el producto que busca gracias a una estructura homogénea, que divida el catálogo en categorías y familias de productos. Cada producto se presenta de una forma similar, lo que permite la consulta rápida de sus características y la comparación con otros productos de su misma categoría.

Esta es una fase que hay que realizar una sola vez: el diseño gráfico del catálogo y la maqueta base servirán a partir de este momento para editar de manera automática las actualizaciones del catálogo, en cada nueva edición.

Paso 3) Edición automática

Una vez definida la información que va a cada apartado del catálogo, los datos se trasladan de manera totalmente automática, sin errores, a la maqueta ya diseñada. Una herramienta como EasyCatalog permite exportar los datos directamente a InDesign, con lo cual se vincula todo el contenido con el sistema de diseño y edición más utilizado por los equipos de creación gráfica.

Paso 4) Re-ediciones

Una vez automatizado, este proceso puede repetirse en cada edición con la seguridad de que se realizará de manera ágil, en un tiempo muy corto y sin errores. Además, al proceder todos los datos de la misma fuente, la edición de catálogos en  idiomas variados y en distintos soportes (web, pdf pasapáginas…) resulta muy fácil y rápida.

automatización catálogos

Las ventajas de un proceso de creación de catálogos automatizado

Pasar de un sistema manual a un nuevo sistema automatizado ofrece ventajas claras a los equipos de Marketing y Diseño:

● Dar confianza en la comunicación comercial:  Los comerciales y los clientes potenciales cuentan con la mejor información sobre el portafolio de productos y servicios. El acceso inmediato que ofrece el formato automatizado y digitalizado responde a la agilidad que exigen los procesos de ventas.

Optimización del tiempo y los recursos: El proceso es mucho más rápido y ahorra tiempo a los equipos de manera recurrente, aportando eficiencia a las empresas y liberando tiempo de calidad: los profesionales de marketing disponen de más tiempo para crear valor para sus marcas y los diseñadores para mejorar gráficamente el catálogo en lugar de copiar o revisar datos.

Reducción del time-to-market: El principal objetivo de un catálogo es la venta de productos, aumentando la rapidez con la que comunicamos los productos y ofertas ganamos en competitividad.

Más rigor y fiabilidad: Como el contenido original está centralizado desaparecen los errores de traslación, mejorando la consistencia de todos los datos y evitando el riesgo de que lleguen catálogos con errores al mercado.

Reducción de costes directos e indirectos: La automatización permite que los recursos destinados a editar y producir cada catálogo se reduzcan drásticamente.

Múltiples versiones: Los catálogos suelen tener más de una variante según el público al que van dirigidos, desde una lista de precios de venta al público hasta un catálogo de referencias destinado a un mayorista. Los idiomas suelen ser otro motivo por el que un mismo catálogo debe editarse varias veces.

Mejora de la calidad gráfica y comunicativa del catálogo: Todo esto permite concentrar esfuerzos y recursos en el contenido y el diseño gráfico, aumentando su potencial como elemento de comunicación comercial.

Automatizar tu catálogo con CeGe SmartCatalog

Durante 40 años nos hemos enfrentado al reto de editar, maquetar y producir catálogos y ello nos ha llevado a mejorar continuamente el proceso, incorporando las ventajas de la automatización. Y lo trasladamos a los proyectos con nuestros clientes. Los ayudamos a implantar un Product Information Sistem (PIM) si no lo tienen o a integrar el suyo con nuestra herramienta habitual, EasyCatalog. Nuestro equipo de diseño y edición tiene un know-how específico en diseñar catálogos que los hagan potentes elementos de comunicación. Diseñamos el catálogo base cuando los clientes lo solicitan y los acompañamos en todo el proceso, en cada edición. 

Para conocer mejor nuestra solución: SmartCatalog

Las ventajas de la automatización de catálogos

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Desde gigantes como IKEA hasta farmacias y supermercados, muchas empresas siguen apostando por los catálogos de productos. La venta a través de catálogos funciona. Sin embargo, para muchos equipos de marketing, la producción de un catálogo complejo es una pesadilla recurrente.

En el video de hoy, Josep Ramia, Business Development Manager, Nous Medis, empresa del grupo CeGe Global, nos habla sobre la automatización de catálogos: qué es, para qué tipo de empresas es ideal y por qué SmartCatalog es una buena solución para los departamentos de marketing que gestionan catálogos complejos. Aprendemos como pasar de un proceso manual a uno automatizado acorta el time to market, reduce costes e incrementa la fiabilidad.

Abajo, te dejamos la transcripción del video.

Montse Tarridas: ¿Josep, en que tipo de empresas la creación de los catálogos es muy importante y sin embargo representa un coste de tiempo y dinero muy alto para la organización?

Josep Ramia: Hay tres categorías: las empresas que tienen muchos productos que necesitan información técnica, pero a la vez mucha necesidad gráfica, es decir que sea atractivo visualmente, como sería el sector de la iluminación, por ejemplo. Luego, otros sectores, que tienen catálogos muy voluminosos, con un gran complejidad de tener información técnica y de datos y detalles como seria ferreterías, accesorios de motor y por último el sector de “retail” en general, que producen catálogos de manera intensiva y con mucha frecuencia.

MT: ¿Qué problemas tienen en común estas empresas?

JR: Tanto si lo hace la propia empresa como si lo realiza la agencia, el problema principal es que el traspaso de datos al catálogo es manual. Cada dato debe ser comprobado muchas veces y cada cambio requiere nuevas revisiones y esto significa muchísimo trabajo, sobre todo para los equipos de marketing del cliente. Además cuando aun con todo este trabajo, al ser un proceso manual, no está libre de errores y al final puede ser que llegue algún error al formato que llega al mercado, con los problemas que esto significa…

MT: ¿CeGe es una empresa que lleva muchos anos y mucha experiencia trabajando con catálogos para muchísimas empresas, cual es vuestra solución?

JR: Nosotros hemos ido depurando el proceso y hemos aprendido y testeado sistemas de automatización a lo largo de los años y lo que hacemos ahora es poder trasladar todo este “expertise” que ya tenemos a los clientes. Cuando los datos de la empresa no se incluyen de manera manual, sino automatizada, pasan estas dos cosas: se evitan errores y se ahorra por tanto muchísimo tiempo en la producción.

MT: ¿Y en la práctica, que significa esto, la automatización de los catálogos?

JR: En caso de CeGe los que hacemos es en primer lugar dar identidad gráfica a la maqueta base del catálogo, y a partir de diseños propuestos por la agencia del cliente o por nuestro estudio y luego ayudar a la empresa vincular la información que va en el catálogo con este archivo para que sea perfecta y no tenga intervención manual. Una vez finalizado este proceso lo que tenemos es un catálogo ya maquetado pero en formato abierto, sobre que se puede trabajar sabiendo que no contiene errores y esto nos da también una base que nos permite, por un lado, encarar los siguientes catálogos de los siguientes impresiones o años con una base muy solida y por otro lado hacer versiones en otros idiomas o para otros mercados

MT: ¿Es decir que reducimos tiempo y reducimos errores. Y esto en que ventajas se traduce para las empresas?

JR: La principal ventaja es el ahorro de recursos de todo tipo, cada vez, cada campaña, cada año y esto nos da un “time to market” que se acorta de manera espectacular y que descarga los equipos de marketing del cliente de repetir unas tareas que son manuales y muy poco agradecidas y liberando estos recursos para hacer trabajos que realmente aportan valor. Es crear valor para los equipos finales o apoyar los equipos comerciales.

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