¿Cómo el Print Management simplifica la gestión de proyectos de marketing?

Experto comprobando la calidad de una impresión

La gestión de proyectos de marketing está cambiando con la entrada en juego del Print Management. Las necesidades globales y las exigencias locales hacen que una plataforma ágil y accesible tenga cada vez más sentido para la buena coordinación de dichos proyectos. Su primera ventaja es que está transformando y mejorando el modo de trabajar en los departamentos de marketing y comunicación de las empresas grandes y con departamentos descentralizados.

Cuando hablamos de Print Management, ¿a qué nos estamos refiriendo exactamente? Nos referimos a una forma de simplificar la gestión de proyectos complejos de marketing, de marca o de venta.

El Print Management es la gestión integral compuesto por la centralización y outsourcing por parte de una empresa de la gestión de las compras y la producción de sus materiales de impresión y PLV, así como de sus productos digitales. Una solución por la que suelen apostar las empresas multinacionales y grandes corporaciones. 

El Print Management cuida de tu marca

Se basa en recursos tecnológicos que consiguen centralizar los datos y contenidos de la marca (imágenes, logotipos, vídeos, documentos…) y coordinar a todos los profesionales implicados en las diversas fases de cada proyecto que incluso permite la impresión bajo demanda. Esta centralización no sólo reduce los costes, sino que minimiza los errores, asegurando la calidad de los contenidos y el cuidado de la imagen de marca. ¡Por fin un flow eficiente en todos los elementos y materiales de comunicación de la empresa!

Dos expertos en Print Management analizan un proyecto

El print management, en manos expertas

El print management se incorpora así como pieza clave en las empresas de todo el mundo más avanzadas en la transformación digital. Porque imprimir elementos corporativos requiere el conocimiento específico de tecnologías y materiales. Y porque el proceso de producción es complejo e intensivo y pide mucha dedicación.

La gestión de proyectos de marketing y comunicación queda así simplificada. Los departamentos de marketing aumentan su capacidad de crear contenido en formatos múltiples (online / offline), reduciendo el time-to-market y evitando tener que gestionar múltiples proveedores y presupuestos. Además, tampoco tienen que preocuparse de la gestión de stocks, ni de los complejos procesos de revisión internos.

Los departamentos de marketing, comunicación y ventas están cada día más ocupados en cubrir todos los ángulos posibles, en elegir y coordinar campañas con una perspectiva 360 grados, incluyendo productos tradicionales y digitales, y sin olvidar la creatividad, la estrategia de la empresa y de las marcas. Estresante, ¿verdad?

Es hora de liberarlos. La ejecución de las estrategias y campañas ideadas por el equipo de comunicación o de marketing, tanto en papel como en formato digital, así como las acciones cross media puede dejarse en manos de un equipo de Print Management, un servicio externo que administre: 

  • Presupuestos
  • Arte final
  • Impresión
  • Publicación digital
  • Gestión de stocks
  • Distribución de catálogos y publicaciones

Esta externalización descarga a los comunicadores y técnicos de marketing de una parte de la gestión de proyectos. Así, podrán dedicarse plenamente a identificar riesgos y oportunidades y a generar valor. Todos los departamentos de comunicación de grandes empresas necesitan, lo sepan o no, un partner en Print Management que disponga de un equipo experto. 

Estos equipos de expertos trabajan optimizando los procesos en la ejecución de proyectos complejos de marketing, aplicando las nuevas tecnologías al know how de décadas de experiencia en la impresión para grandes clientes. El resultado es el ahorro, tanto de tiempo como de inversión económica. 

La empresa del futuro: eficiente en distribución y logística

La fluidez y la eficiencia son cada día más esenciales para las compañías. Según el informe El rediseño de la empresa del futuro. Eficiencia y rentabilidad 2025 de Deloitte para el 2025, en cinco años, el 70% de las empresas creará productos donde la personalización en el último momento será lo más importante. También la distribución omni/multi-channel será el modelo más eficiente según el 91% de las empresas. Además, la estrategia logística deberá orientarse a la hiperdisponibilidad según el 88% de los CEOs. Para cubrir estas demandas, será necesario el outsourcing de algunos de estos procesos que hasta ahora asumía la propia empresa.

Dejemos que el hub de impresión haga su trabajo

Por supuesto, la mayoría de las empresas no disponen de un equipo interno experto en impresión. Sin embargo, este hub de impresión puede ser un partner esencial para todas ellas. El Print Management es un sencillo proceso de digitalización y automatización que se incorpora en las empresas y facilita la gestión de proyectos. Además de la instalación tecnológica, los empleados reciben una formación básica para aprender a usar el software.

Como nuestros clientes, queremos que la producción de publicaciones, tanto offline como online, sea rápida. Y queremos contar con la posibilidad de incorporar las últimas versiones de producto y marca hasta el último instante. Las empresas nos movemos en un entorno cambiante, en continua transformación, que requiere capacidad de reacción.

Queremos también que sea de calidad, porque los elementos impresos de comunicación, marketing y ventas serán nuestra puerta de entrada al cliente. Esto significa un papel y encuadernación adecuados, además de una buena selección de tintas. Pero también una distribución ágil y eficiente, un buen control de stock y un cuidado extremo de los detalles, que son los que marcan la diferencia en un entorno altamente competitivo.

Finalmente, nos preocupa que nuestros productos sean respetuosos con el medio ambiente. Por eso trabajamos con tintas sostenibles, fuentes de papel responsables y sistemas de impresión ecológica LED-UV.

Esto es lo que buscamos en CeGe Lab, la innovación que nos permite incorporar un proceso de mejora continua para ofrecer cada día más calidad a nuestros clientes.

Somos un partner de los departamentos de marketing y comunicación de las grandes empresas del país, capaz de gestionar proyectos creativos y hacer realidad ideas. Con acciones personalizadas, con sistemas eficientes como el Smart Print, o el SmartSales, y una amplia gama de soportes que va del emailing al packaging.

La transformación digital del Print Management ya es una realidad. ¿Te apuntas a innovar?

Cómo el Print Management y el Print on Demand hacen más eficiente la gestión de campañas

print on demand

Realizar un outsoucing de los procesos de impresión no sólo representa una mejora en eficiencia en las organizaciones. Las empresas más avanzadas en Print Management aportan además soluciones tecnológicas como las plataformas de impresión bajo demanda,  que facilitan el trabajo de los equipos de los distintos departamentos (Marketing, Compras, Diseño…)

En un contexto en el que se trabaja de manera cada vez más descentralizada (¡y en remoto!), estas nuevas soluciones ayudan a afrontar los principales retos a los que se enfrentan los equipos: la comunicación y la coordinación.

En el video de hoy, Maria Sedó -Market Development Manager de CeGe-  nos detalla las ventajas de la Plataforma de Activos de  Marketing (MAP),  que aporta soluciones a estos retos. 

Abajo, te dejamos la transcripción del video.

Montse Tarridas: Hay una tendencia cada vez mayor a trabajar de manera descentralizada e incluso en remoto. Esto obviamente implica retos nuevos para los equipos y las organizaciones. María, ¿cuáles serían estos retos?

Maria Sedó: El principal reto es la comunicación y la coordinación entre los equipos.  Los equipos son cada vez más reducidos, tienen cada vez más tareas administrativas y el time to marketes cada vez más exigente. La tecnología es la solución para todos estos retos.

MT: ¿Qué podéis aportar desde CeGe en este sentido?

MS:  Llevamos muchos años trabajando con equipos que gestionan las campañas de Marketing y desde nuestra experiencia hemos desarrollado nuestro propio Portal de Activos de Marketing (MAP) . Desde esta plataforma Marketing se puede  gestionar los materiales de impresión más habituales (flyers, catálogos, PLV…). Desde Compras nos pueden pedir presupuestos. Y desde esta misma plataforma  los diseñadores gráficos propios o de las agencias pueden realizar retoques y maquetar, con comunicación directa con nuestro estudio: esto permite una respuesta muy rápida y sin errores.

MAP incluye reportes específicos para los distintos departamentos y tiene un apartado de distribución y logística.

De este modo, todos los departamentos implicados tienen información actualizada y a tiempo real. Esta solución acorta el time to markety permite trabajar a todos los equipos en remoto. representando un importante ahorro en recursos internos de gestión.

MT:  Es decir, que todos los departamentos (Marketing, Compras, Diseño…) trabajan en base a una misma plataforma, por lo tanto pueden estar al tanto de todos los proyectos. ¡Esto parece bastante complejo! ¿Es complicado instalar una solución como esta en una empresa?

MS: No, en absoluto. Realmente la implementación puede tardar entre 4 y 6 semanas.  Además es muy fácil de utilizar por todos los usuarios, es suficiente con una breve  formación, ya que es muy user-friendly.

MAP es además una plataforma muy flexible, la podemos adaptar a las necesidades de cada uno de los clientes, tanto en estética como en contenido. Y es compatible con cualquier sistema o ERP que tenga la compañía.

MT: Un mundo de posibilidades nuevas que se abren… Supongo que lo mejor sería poder verlo, ¿no?

MS: Por supuesto., estaremos encantados de hacer demostraciones a todos los interesados y desde aquí invitamos a solicitarla, es la mejor manera de ver cómo funciona y qué puede aportar.

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¿Se pueden integrar producción, impresión y envíos para reducir costes y complejidad?

print management eficiente

¿Se pueden integrar producción, impresión y envíos para reducir costes y complejidad?

La gestión de la producción, impresión y distribución de los materiales de Marketing es compleja, consume muchos recursos y tiene gran cantidad de costes ocultos.

Los equipos de Marketing deben centrarse en crear valor para sus empresas, y a menudo no disponen del tiempo o del conocimiento de las últimas tecnologías disponibles. La presión sobre los tiempos de ejecución, la necesidad de transformación digital, y la generación de un mejor servicio a costes competitivos, exigen un paso más en el proceso de compra y gestión de materiales promocionales. 

Esta gestión puede necesitar la identificación de los proveedores más adecuados para cada uno de los productos o servicios y la coordinación de todas las fases de producción, control de calidad, almacenaje y posterior distribución hasta el cliente final. Todas estas fases deben ser consideradas bajo la necesidad del control de la marca – Brand Control – y de los costes asociados a lo largo del proceso.

Esta situación compleja se puede simplificar mediante lo que se conoce tradicionalmente como Print Management o gestión delegada de la producción.

¿Por qué es necesario para las grandes empresas integrar gestión y compras de impresión e integración con agencias? ¿Qué fases tiene?

 

El Print Management permite incrementar la competitividad de las empresas reduciendo a la vez el time to market. Permite alinear los procesos internos y externos y manejar de manera más eficiente la producción y la distribución de los materiales de Marketing. ¡Y ahorrando costes en todos los pasos del proceso! Implementando esta solución, las empresas ganan tiempo para centrarse en innovación y creatividad para sus negocios.

Para la correcta implementación se debe realizar una auditoria del proceso actual, seguido de la estandarización de materiales y un rediseño de los procesos internos y de relación con las agencias o departamentos creativos.

La segunda fase consiste en la implementación de un portal de gestión de contenidos de marketing vinculado al ERP de la empresa. Este portal permitirá centralizar, sistematizar o automatizar los procesos tradicionales haciendo el proceso mucho más eficiente. Un buen  proceso de onboarding permite que la transición entre el antiguo y el nuevo modelo de gestión sea realizado con éxito.

7 Beneficios tangibles para el departamento de marketing y procurement gracias al Print Management:

  1. Incremento de competitividad. Con la reducción drástica del tiempo de producción y distribución, se optimiza el flujo de trabajo reduciendo al mínimo el time to market.
  2. Racionalización de los procesos. La eliminación de procesos que no aportan valor, reduciendo procesos administrativos internos y unificando la gestión de los proveedores aporta a las organizaciones descentralizadas mejor autonomía y efectividad.
  3. Reducción drástica de costos. Hay un ahorro inmediato al eliminar los procesos de poco valor. Además, se puede establecer un sistema de impresión bajo demanda – Print on Demand– con el que se reducen los stocks de los materiales impresos y se elimina el coste de su obsolescencia.
  4. Interlocutor único. Garantiza y gestiona todo el proceso para asegurar que el 100% de los pasos están alineados y no habrá sorpresas de última hora.
  5. Transparencia. Al tener todo el proceso centralizado se generan reportes de gestión por unidad de negocio, centro de coste, tipo de producto que permite un control y análisis exhaustivo de los costes.
  6. Respeto al medio ambiente. Es un proceso mucho más ecológico: se ajustan las cantidades a imprimir, se reduce el transporte y se eliminan obsoletos. Pero además si se opta por empresas que ofrezcan fabricación local y con papeles y tecnologías ecológicas se minimiza todavía más el impacto en el medio ambiente.
  7. Omnicanalidad. La centralización de la información de los productos posibilita la integración de los canales de ventas, gestión, comunicación y Marketing.
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