La memoria anual sigue siendo la joya de la comunicación corporativa. El cambio de año es la gran oportunidad para la empresa de comunicar sobre sí misma. Recopila las actividades financieras, acciones realizadas y resultados, así como comunicados de la alta dirección y estrategias de futuro. Es el momento de poner en valor los logros y proyectos empresariales, así como las acciones de impacto social.
Son tan importante los contenidos como su diseño, ya que el contenido visual tiene el poder de conectar con cualquier lector. Las actividades resumidas de un año entero en un solo documento deben ser comprensibles para cualquier stakeholder de la empresa. Para ello, cada vez más las empresas aprovechan los formatos on y offline. El formato impreso mantiene tradición, calidad, es una experiencia tangible que uno puede guardar junto con otros libros destacados en su librería. Por otro lado, el formato online ofrece mayor accesibilidad e infinitas posibilidades multimedia- todo ello con un diseño y edición de alta calidad.
Presentamos la mejor manera de elaborar con éxito una memoria anual que sepa exprimir al máximo todas las opciones disponibles.
La legalidad de la memoria anual y el compromiso con los accionistas
La memoria anual es un informe obligatorio para muchas empresas y siempre ha sido el pilar de la comunicación corporativa. No solo ofrece una información relevante sobre los resultados del año pasado, sino que consigue transmitir cuál es la estrategia, misión y visión de la compañía.
Los contenidos recomendados para una memoria son:
Carta de presentación del presidente y/o el director general
Alcance de la memoria anual
Misión, visión y valores de la empresa
Órganos de gobierno y estructura de la compañía
Exposición de los servicios y productos
Resumen de la actividad de la empresa durante el año:
Logros conseguidos
Valoración de cada área o departamento de la compañía, programas, proyectos, etc.
Actividades realizadas
Valoración cuantitativa de las actividades
Proyección externa (aparición en medios de comunicación, colaboración con otras empresas o entidades, etc.).
Estados financieros y resultado económico del ejercicio
Retos de futuro
Debido a su importancia, los datos presentados en la memoria anual deben ser rigurosos, fiables y a prueba de errores. Debemos cumplir las expectativas que los stakeholders tienen puestas en nosotros, a la vez que la información presentada pueda ser visualizada por ellos de manera sencilla.
¿Por qué deberíamos priorizar la memoria anual con una edición rigurosa y un diseño acorde a los valores de la compañía?
La relevancia de realizar la memoria anual es clara. La calidad de nuestra comunicación corporativa puede trasladarse también a un documento tan importante que se haya elaborado con un diseño y edición de la mano de expertos. De esta forma, estaremos mejorando nuestra imagen de empresa con una herramienta que necesitamos aprovechar del todo.
Un argumento a favor de elaborar con éxito una memoria anual es reforzar la confianza de cara a negociar con bancos, a solicitar inversión, al hablar con accionistas o a reforzar la confianza de distribuidores y proveedores. Y esto pasa por un buen diseño y edición que ayude a hacer llegar estos mensajes.
Una memoria anual contiene un gran volumen de datos y conclusiones que tienen que ser resumidos y presentados de forma comprensible y en un espacio relativamente limitado. Por ello, es imprescindible una buena representación visual y el manejo de los formatos digitales. Existen diferentes versiones de la misma que permite responder a cualquier acción de comunicación y su usuario final. Por ejemplo: la memoria impresa con acabados de alta calidad, las impresiones de tapa blanda, PDF, pasapáginas, newsletters digitales, páginas web, infografías, vídeos.
Cada formato tiene sus ventajas.
Mientras que el papel sigue siendo una opción tradicional muy atractiva para las empresas, los formatos digitales tienen un mayor dinamismo. Incluso, brindan la posibilidad de interactuar con lector. Por otro lado, tener a disposición profesionales expertos que te guíen en su diseño y edición, garantiza que el mensaje que quieres transmitir llegue a tu receptor. La comunicación corporativa es una comunicación de profundidad, que debe ser tratada con cuidado y rigor.
Queda claro por qué es importante disponer de expertos especializados en diseño y edición. Una memoria anual, que es un documento que puede resultar serio (en ocasiones frío), debe ser dinámico y lograr una forma de comunicación corporativa que añada valor de marca de manera profesional.
6 aspectos clave para elaborar con éxito una memoria anual
A continuación, detallamos los aspectos que consideramos vitales para la creación de una memoria anual de alta calidad.
Establecer el máximo rigor en su elaboración
Durante todo el proceso de elaboración de la memoria anual, se deberán cumplir unos estándares y protocolos que se sigan en todo momento, asegurando la fiabilidad de toda la información que se difunda en ella y que los datos estén actualizados.
Este aspecto es muy importante, ya que toda la información que aparezca en ella será pública y a consultar por inversores, accionistas y grupos de interés. Cualquier error en ellos puede resultar en un daño a la imagen de la empresa.
Es más, estos datos varían continuamente y hasta el último minuto, incluso llegando a afectar a la parte gráfica de la memoria. Siendo un elemento de comunicación muy relevante dirigido a stakeholders, también es preciso tener en cuenta que pueden existir versiones en diferentes idiomas.
En definitiva, se requiere mucho rigor en la gestión de todos los contenidos de la memoria anual.
Simplificar el proceso
Elaborar con éxito una memoria anual es complejo, ya que entran en juego muchos datos sensibles y que deben ser contrastados a su vez por diversos departamentos. Para simplificar este proceso, siempre es aconsejable contar con un equipo de profesionales que coordinen todo el proceso de manera experta y con el apoyo de tecnologías de edición colaborativa y automatización.
Claridad en la información
La memoria anual tiene que presentar todos los datos relevantes de manera clara y precisa, sin dobles interpretaciones. La labor de disponer de un diseño y edición profesionales aquí cobra gran relevancia, al saber apoyar toda esta información en elementos visuales que faciliten su comprensión.
Un diseño y contenido atractivos, que no solo presenten la información de manera clara, sino que además destaque aquellos datos, resultados o aspectos en los que la empresa desee hacer más énfasis.
Combinar formatos online y offline
En la comunicación corporativa debemos tener ambas herramientas a nuestra disposición, tanto el papel como los medios digitales. Y si además hacemos uso de ambas, estaremos dando a nuestra empresa un valor adicional. Combinar los formatos online y offline es muy recomendable a día de hoy.
Sostenibilidad y responsabilidad con el medio ambiente
Hoy día, es común que grandes compañías hagan además la memoria RSC, donde se especifica el impacto de sus actividades del año pasado en el medioambiente y de su contribución de CO2 a la atmósfera.
Sea como sea, la misma memoria anual es una herramienta excelente para trasladar el compromiso medioambiental de una empresa, por ejemplo, en la utilización de papel reciclado en su material de impresión o en especificar que se ha trabajado con tecnologías de impresión limpias LED-UV, de más bajo consumo y evitando un sobrecalentamiento de los materiales.
Cuidar los valores de la marca de la empresa
Al ser un documento legal pero también corporativo, su comunicación deberá respetar el tono y el estilo, es decir, que la forma que tenemos de presentar toda la información sea coherente y consistente respecto a toda la comunicación corporativa.
La combinación de la impresión y los formatos digitales deberá responder a las expectativas que los accionistas y otros grupos de interés tienen puestas en la empresa. Cuidar el estilo y el tono proporciona autenticidad y añade un alto valor, al ofrecer un mensaje coherente.
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