Les avantages de l’automatisation des publications financières

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Les secteurs financiers sont contraints de publier fréquemment, avec des données constamment mises à jour et sans erreurs. L’automatisation des publications relève ces défis et offre d’autres avantages, tels que des niveaux d’autorisation et la possibilité de générer du contenu dans plusieurs formats avec la même rigueur.

SmartPublish est un meilleur moyen de publier un contenu complexe en conservant une source unique d’informations et en revenant à cette source chaque fois qu’il faut incorporer les informations dans un document, vous permettant de mettre à jour automatiquement tous les documents chaque fois que les informations de la source changent.

Dans la vidéo d’aujourd’hui, Leonardo Novelo, Business Development Manager chez CeGe et Marie Gollentz, Senior Solutions Consultant chez Typefi, parlent des avantages de l’automatisation des publications dans le secteur financier, bancaire et des assurances.

Ci-dessous, vous trovuerez la transcription de la vidéo.

Montse Tarridas : La génération de publications financières nécessite du temps et des ressources, mais les entreprises qui y parviennent bien gagnent en compétitivité et renforcent la confiance de leurs clients. C’est un sujet que CeGe connaît de près car nous travaillons avec des entreprises leaders dans des secteurs tels que la finance, la banque ou l’assurance.

Leo Novelo : En effet, ces secteurs doivent communiquer très fréquemment et avec une grande rigueur. Les protocoles et les normes de sécurité sont très réglementés. Or, les délais sont très serrés, les informations se génèrent de façon très dynamique et pour être vraiment compétitif, il faut les tenir entièrement à jour.

MT : Et comment relevez-vous ces défis ?

LN : Chez CeGe, nous nous occupons de préparer toute la partie infographie et édition comme d’habitude. Mais lors de la génération des publications, nous avons laissé de côté les anciens systèmes manuels pour incorporer de nouveaux systèmes d’automatisation. L’ensemble du flux de travail est optimisé pour que le contenu soit publié automatiquement. Cela évite les erreurs, multiplie la quantité de contenu qu’une même équipe peut produire et surtout réduit considérablement les coûts et les délais.

MT : Le système d’automatisation que CeGe propose à ses clients se dénomme Typefi. Marie, dites-nous quelles solutions Typefi apporte au secteur financier en particulier.

Marie Gollentz : Leo nous a déjà parlé de normes de publication et de protocoles. L’information fournie doit être très exacte, c’est un secteur où la fiabilité est primordiale. D’autre part, les mises à jour sont toujours de rigueur : le délai entre la génération des données et leur publication doit être le plus court possible. Et il est également essentiel de pouvoir ajouter des informations en dernière minute ! Tout cela coûte très cher avec des systèmes manuels, qui engendrent des erreurs et des processus beaucoup trop longs. En automatisant, le contenu provient toujours de la dernière mise à jour.

MT : De quel type de documents parlons-nous ?

MG : Vraiment de tout document au contenu abondant : prises de position, documents d’information, fiches d’information, propositions, rapports de recherche, prospectus, …

Dans ce secteur, il est nécessaire de créer des documents visuellement attrayants qui reprennent le style de la marque et qui intègrent les dernières données disponibles.

LN : De plus, comme il s’agit d’un secteur hautement règlementé, il ne peut y avoir d’erreur. Avec cette solution, nos clients peuvent produire des documents avec une rigueur absolue et très rapidement.

MT : Par conséquent, cela rationalise le processus et élimine les erreurs. Cette innovation technologique présente-t-elle des avantages supplémentaires ?

MG : Oui, bien sûr ! La confidentialité est très appréciée dans le secteur financier. Ce système permet un accès par niveaux, par type de clients ou de collaborateurs. Il y a un contrôle sur le contenu : qui le modifie, qui l’autorise, qui le lit. La sécurité et la traçabilité des données sont très importantes.

LN : Bien sûr, car nos clients doivent avoir confiance que seules les personnes autorisées peuvent avoir accès à ces données.

MG : Et il y a un autre avantage : comme nous partons toujours du même contenu, en utilisant Typefi avec Indesign, on peut produire des documents dans plusieurs langues et formats (imprimés, web, blog, Kindle, …) avec la même rigueur.

LN : L’automatisation des publications, par essence, rend nos clients beaucoup plus compétitifs et c’est une façon beaucoup plus efficace de faire son travail. Elle permet de publier plus de contenu, plus rapidement et demande aux professionnels d’y consacrer un temps très réduit. De cette façon, ils libèrent du temps pour s’occuper vraiment du cœur de métier de l’entreprise.

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CeGe SmartPublish: Comment publier du contenu complexe

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Les processus et applications de publication traditionnels vous permettent uniquement d’utiliser des informations en faisant un copier-coller d’un endroit à un autre. Le problème avec cette méthode manuelle est qu’elle génère des copies qui foisonnent d’informations répétées et d’erreurs. Lors de la mise à jour de ces informations, chaque instance où ces informations se produisent doit être recherchée et modifiée, dans un processus lent et fastidieux.

SmartPublish est un meilleur moyen de publier un contenu complexe en conservant une source unique d’informations et en revenant à cette source chaque fois qu’il faut incorporer les informations dans un document, vous permettant de mettre à jour automatiquement tous les documents chaque fois que les informations de la source changent.

Dans la vidéo d’aujourd’hui, Leonardo Novelo, Business Development Manager chez CeGe Global, nous parle des longs processus de publications avec des informations complexes et comment les nouvelles technologies d’automatisation des publications permettent de raccourcir considérablement le temps de production d’une publication garantie sans erreurs, et à moindre coût.

Ci-dessous, vous trouverez la transcription de la vidéo.

Montse Tarridas: Bienvenue à CeGe Lab. Il existe des entreprises qui génèrent du contenu avec beaucoup de valeur et des informations pertinentes pour la société ou pour leurs clients. L’automatisation peut aider à rendre vos publications beaucoup plus rationalisées et beaucoup plus rapides. Leo, bonjour, quels sont les problèmes que les organisations ont à affronter habituellement dans le domaine de la publication ?

Leo Novelo: Aujourd’hui, la publication de contenu signifie que l’auteur qui crée le contenu le donne à une équipe ou à un groupe de personnes, afin que ce contenu soit transposé manuellement. Il s’agit d’un processus très volumineux et long qui est à l’origine d’erreurs récurrentes, de versions, de changements … il est très complexe.

MT: Que propose l’automatisation?

LN: Ce que nous faisons, d’une part, est d’incorporer des technologies et des processus pour relier tout cela. Nous avons la conception et la mise en page, dont nous nous occupons, et nous avons mis en place une plate-forme, que les entreprises utilisent afin poursuivre leur collaboration avec des avocats, des auteurs, des éditeurs, des techniciens, avec le logiciel que ces derniers utilisent, de sorte que la publication se fasse automatiquement dans le format souhaité, sans l’intervention manuelle d’un designer.

MT: Et quels avantages mettriez-vous en avant concernant ce nouveau système ?

LN: Le premier est une réduction drastique des coûts. Tous les coûts cachés associés à la publication disparaissent, il n’est pas nécessaire de rééditer, de mettre en page, d’incorporer les modifications, ni de faire passer le contenu par la même boucle. D’un autre côté, en plus de gagner en vitesse, vous réduisez au maximum le « temps de fabrication ». Les équipes qui mettaient auparavant deux mois à effectuer une publication peuvent désormais le faire en deux semaines. Il y a une optimisation des ressources d’une même entreprise et en plus, sachant que les erreurs disparaissent, vous gagnez en fiabilité et en cohérence pour que tout ce que vous publiez soit impeccable.

MT:Leo, ces publications sont-elles principalement sur papier?

LN: Pas nécessairement, car la plate-forme attribue une structure, vous avez automatiquement le résultat sur le support dont vous avez besoin. À partir du même contenu, vous pouvez créer une version pour Kindle, pour l’Ipad, un epub, un PDF ou générer des fichiers html ou xml pour un site Web, pour un blog. Vous avez accès à un processus multi-format et multi-appareil à partir d’un seul document et avec le même contenu.

MT: Quels types d’entreprises bénéficient mieux des avantages de cette étape vers l’automatisation ?

LN: En général, toute entreprise, il y en a beaucoup, mais toute entreprise qui gère des volumes élevés, des versions récurrentes, qui doit suivre des protocoles de fiabilité, de sécurité et qui est soumise à des mises à jour constantes s’adapte parfaitement et en bénéficie largement. Le secteur pharmaceutique, académique, les services juridiques, bancaires, financiers, les manuels techniques, les traductions, il n’y a vraiment aucune limite.

MT: Merci beaucoup Leo, nous avons beaucoup appris sur l’automatisation dans le domaine des publications, de CeGe Lab nous continuerons à publier ces sessions pour proposer de nouvelles solutions. Merci beaucoup.

LN: À plus tard.

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