La communication institutionnelle est un outil clé pour le bon développement de l’entreprise, permettant de communiquer avec les différentes parties prenantes (actionnaires, collaborateurs, partenaires…). Il existe de nombreuses façons de mener une bonne communication au sein de l’entreprise : de la création d’une newsletter périodique de qualité destinée à nos collaborateurs et partenaires, à la publication et à l’envoi du rapport annuel à nos actionnaires et contacts presse. Tout cela contribue à transmettre nos réussites, nos valeurs et à renforcer l’image de l’entreprise. Or, pour tirer pleinement parti de son potentiel, il est important d’avoir un processus de production de contenu qui assure toute la rigueur dont cette information sensible a besoin et qui s’adapte au niveau de professionnalisme que l’on veut véhiculer.
Il existe a plusieurs éléments sur lesquels on doit être clairs lors de l’élaboration d’une bonne stratégie de communication institutionnelle: ce que l’on veut communiquer, à qui, dans quel format et par quels canaux. Une fois ces questions clarifiées, d’autres questions secondaires mais tout aussi importantes se posent: quelles ressources souhaite-t-on allouer et qui peut aider à atteindre ces objectifs.
L’importance des bonnes publications d’entreprise
La mission principale de toute entreprise est d’atteindre ses objectifs et d’obtenir de bons résultats en ventes. A partir de là, une autre mission importante se dessine: savoir transmettre correctement ces informations à toutes les parties prenantes de l’entreprise. Pour ce faire, il faudra bien définir le contenu, savoir ce que l’on veut communiquer. Toutefois, la forme est presque aussi importante, car l’image que nous transmettons de l’entreprise dépendra dans une large mesure du support dans lequel nous envoyons la communication institutionnelle.
On trouve un exemple de bonnes pratiques de communication institutionnelle dans le Rapport annuel SEAT. Pour le constructeur automobile, en plus des chiffres de ventes, il était essentiel de véhiculer des réussites dans des domaines tels que la responsabilité sociale. De la même manière, l’entreprise s’engage à un design très soigné de son rapport annuel non seulement au niveau graphique, mais aussi dans les finitions, qui varient en fonction du type de destinataire.
Et comme le cas de SEAT nous le montre, un bon journal d’entreprise ne doit pas nécessairement être exclusivement au format physique. Comme l’explique dans cette vidéo Natalia García, directrice des publications chez CeGe, la numérisation nous offre des avantages tels que l’inclusion de galeries d’images ou de vidéos, d’enquêtes et autres éléments interactifs, ou l’immédiateté lors de la publication et de la mise à jour du contenu.
Les étapes nécessaires aux publications d’entreprise
Avant de lancer un flux de travail dans le domaine de la communication institutionnelle, il est important d’être clair sur les étapes que nous devrons suivre à chaque moment. Ce n’est qu’avec une bonne coordination entre les différentes étapes du processus que nous pourrons réaliser notre objectif. Voici les principales étapes à prendre en compte:
Conceptualisation du contenu
L’équipe de communication institutionnelle, en collaboration avec l’équipe de direction, doit définir la structure du contenu. C’est le moment de répondre aux questions évoquées ci-dessus: quoi, pour qui, comment et avec qui. Cela permet également d’avoir des métriques vérifiables pour savoir quel type de contenu nos parties prenantes exigent ou à quels canaux accorder la priorité lors de la transmission de notre message.
Développement du contenu
Une fois la structure du contenu définie et le message à véhiculer décidé, il est temps de passer le relais aux professionnels en charge de la création du contenu. Il est donc important d’avoir un briefing détaillé qui comprend non seulement le message à communiquer, mais aussi –ou surtout– le ton et le langage avec lesquels notre marque s’identifie. Dans le cas du rapport annuel, le contenu se concentrera principalement sur les réalisations en termes de chiffres d’affaires, de responsabilité sociale et autre. Dans le cas de publications périodiques (journal interne, newsletter, etc.), les contenus sont élaborés à partir d’un format préalablement convenu avec l’équipe de communication de l’entreprise. Le contenu peut inclure des textes écrits et des images, mais aussi des vidéos, des galeries d’images ou des infographies interactives dans le cas de publications numériques.
Conception graphique et éditoriale
La partie visuelle est aussi importante que le texte. Et selon notre industrie, cela peut être encore plus important que le contenu écrit. C’est pourquoi il vaut mieux déléguer le travail à une équipe de spécialistes qui réalisent l’ensemble du processus de conception, de la direction artistique en accord avec notre entreprise à l’exécution graphique professionnelle.
Publication dans le support choisi
Le format de publication doit être clair dès le départ. Mais une fois la rédaction et la conception éditoriale terminées, il est temps de le publier dans le format choisi. S’agissant d’un support numérique, il faudra considérer quels sont les moyens les plus efficaces pour transmettre notre message: une page spécifique sur notre site, le contenu en fichier PDF téléchargeable, une série d’articles sur notre blog… Et s’il s’agit d’un support physique, il est nécessaire de prendre soin de tous les détails qui contribuent à transmettre l’image adéquate de notre entreprise (type de papier, reliure, encres utilisées…).
Diffusion du contenu
Comme nous l’avons mentionné précédemment, toutes les étapes sont essentielles à une stratégie de communication institutionnelle efficace. La distribution optimale de notre contenu en vaut vraiment la peine. Pour cela, il faut savoir quel public nous cherchons à atteindre et comment y arriver.
Tout d’abord, il faut disposer d’une base de données bien segmentée qui classe les parties prenantes en fonction du contenu que nous voulons leur envoyer (actionnaires, collaborateurs, clients VIP, etc.). Mais nous pouvons également mener d’autres actions plus généralisées, comme la diffusion de communiqués de presse auprès des médias stratégiques. Cela peut être particulièrement utile dans le cas du rapport annuel de l’entreprise, que nous pouvons communiquer aux médias spécialisés de notre secteur ou dans des publications financières.
L’importance de bien choisir ses partenaires
La communication institutionnelle agit à la fois comme une lettre d’introduction aux parties prenantes potentielles et comme un moyen de fidélisation pour ceux qui font déjà confiance à l’entreprise. Par conséquent, il est important de bien choisir le sous-traitant qui s’occupera de ce service, dont dépend largement la réputation de l’entreprise. Chez CeGe, nous disposons de tous les éléments nécessaires pour garantir un résultat de qualité: une équipe de spécialistes dédiés à la rigueur de l’ouvrage, une solide expérience en communication, et l’aval des grandes entreprises qui nous ont fait confiance tout au long de ces quatre décennies.
Plus de quatre décennies d’expérience en communication institutionnelle
Chez CeGe, nous éditons des publications d’entreprise depuis plus de 40 ans: plus de 200 rapports annuels de grandes entreprises et de multiples projets de journaux d’entreprises sous différents formats. Nous intégrons de nouvelles technologies qui améliorent continuellement ce domaine de la communication et qui permettent, d’une part, d’améliorer et de simplifier les processus de production de ces éléments de communication, et d’autre part de proposer des formats toujours plus dynamiques, visuels et actualisés
Un effort constant dans l’innovation
Ceux d’entre nous qui travaillent dans le monde de la communication institutionnelle savent que c’est un domaine en constante évolution. Non seulement en termes de technologies d’édition et de création de contenu, mais aussi en termes de nouveaux formats, notamment numériques. C’est pourquoi chez CeGe nous sommes fortement engagés dans l’innovation dans le monde de la communication institutionnelle et des publications d’entreprise. Voici quelques-uns de nos points forts en matière d’innovation:
Publications en ligne: Nous comprenons l’importance des supports physiques dans les publications, mais nous avons également évolué pour tirer le meilleur parti de tous les avantages des supports en ligne.
Nouveaux matériaux: La nouvelle ère exige de nouvelles solutions. C’est pourquoi nous avons adapté nos processus en proposant des matériaux durables qui reflètent les valeurs de l’entreprise tant dans le fond que dans la forme.
Automatisation des processus: Chez CeGe, nous révisons et améliorons constamment nos flux de travail. De cette manière, nous facilitons aux entreprises l’ensemble du processus de communication institutionnelle, de la conception des publications à leur livraison, en passant par la chaîne d’impression ou la publication de contenu en ligne. Pour cela, nous disposons de nouvelles technologies d’édition collaborative grâce auxquelles nous pouvons publier, réviser, traduire et mettre à jour tous les contenus de la même source. De cette façon, nous nous assurons de compléter la publication avec rigueur (sans erreurs), rapidité et agilité.
Si vous souhaitez en savoir plus sur notre travail en communication institutionnelle, nous vous invitons à découvrir nos services de conception et d’édition de publications et de contenu.
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