Avantages de l’automatisation des publications

Pourquoi l’automatisation des publications est-elle si importante pour les cabinets d’avocats ?

Les grands cabinets d’avocats ont une charge de travail importante, des horaires de travail excessifs et des périodes de concentration de stress très fréquentes. 

Le secteur juridique est habitué à la gestion de grandes quantités de documents confidentiels et à leur analyse exhaustive. Il s’appuie sur de grands volumes de production éditoriale complexe et sur des recherches approfondies. C’est un travail qui nécessite un lien fort avec le support : il est étroitement lié au papier, à l’étude détaillée du contenu et à l’évaluation critique et minutieuse de l’édition.

Étant donné que la pression du temps est très élevée, leur activité se concentre dans des instances à haut niveau de stress, avec des délais et des conditions très serrés. Par conséquent, les avocats qui publient (dont beaucoup sont associés dans leur cabinet) ne sont souvent pas en mesure de concentrer leur énergie exclusivement sur le contentieux, qui est leur activité principale. Ils sont obligés de consacrer une partie de leur temps aux aspects liés à l’édition et à la publication de documents. Leurs publications, en plus, contiennent souvent un haut pourcentage de notes de bas de page complexes, une taxonomie robuste, des citations étendues et de multiples auteurs. C’est pourquoi la simplification de ce processus grâce à l’automatisation fait une si grande différence. 

Traditionnellement, la publication de contenu impliquait une collaboration entre l’auteur et le concepteur, pour transposer manuellement les données sur les différents supports dans lesquels elles devaient être publiées. C’est un travail artisanal qui limite la productivité des équipes. Elle prend un temps excessif, est source d’erreurs multiples, de versions non concordantes, d’incohérence entre les différents canaux, de perte de fiabilité et d’impossibilité de suivre les changements.

La vérification des citations, des notes et des références, multiplie inutilement les délais de publication. Elle consomme également des ressources et crée de longues chaînes de révisions et de corrections.

Qu’est-ce que l’automatisation du contenu juridique ?

Automatiser, c’est créer une publication optimisée, avec la meilleure qualité de conception pour les différents formats, appareils et canaux souhaités, à partir d’un seul document original et dans les meilleurs délais. Il s’agit d’éliminer la transposition manuelle du contenu pour chaque support, de manière immédiate et sans intervention du concepteur. La mise à jour des nouvelles versions de vos publications est immédiate, en fonction de la rapidité et de la validité des changements juridiques. La précision et le souci du détail sont impératifs. Ce processus libère les équipes des cabinets d’avocats qui créent le contenu, leur laissant le temps de se concentrer exclusivement sur la valeur ajoutée et de s’occuper de leur activité principale.Pas de distractions ni de travail fastidieux dû à la coordination et à la supervision de la rédaction.

10 avantages pour les cabinets d’avocats grâce à l’automatisation de leurs publications :

1. Temps. Réduction significative du temps de production des publications. Le flux de travail est optimisé en minimisant l’écart de temps entre le créateur du contenu (auteur) et sa publication. Les équipes qui publient au sein des cabinets d’avocats sont libérées des tâches de production éditoriale, ce qui leur laisse plus de temps pour se consacrer exclusivement à leur tâche principale. Les publications sont produites avec une rapidité et une agilité maximales.

2. Réduction significative des coûts.  La réduction drastique des temps de production et de gestion entraîne des économies immédiates et élimine les coûts cachés causés par les chaînes de révisions successives et de rectification des erreurs. Cela permet d’éliminer les dépenses inutiles et les ressources humaines excessives. 

3. Souplesse lors des changements de dernière minute. L’automatisation réduit immédiatement le temps entre la création, la production et la publication du contenu. Cela permet d’apporter des modifications de dernière minute, sans avoir à passer par les équipes de conception pour reconditionner le matériel dans chaque support. Les changements et les modifications interviennent toujours dans la version finale, ce qui rend possible l’incorporation des décisions de justice les plus récentes, dans toute publication.

4. Compétitivité. Plus rapidement un document est émis ou publié, plus grandes sont ses chances d’être un élément dominant dans le contexte ou sur le marché auquel il participe. La validité et l’actualité des documents juridiques publiés automatiquement sont immédiates, ce qui permet de réagir instantanément aux mises à jour des jugements et autres décisions de justice.

5. Efficacité maximale. Efficacité accrue dans le processus de publication. Il n’est plus nécessaire de transposer manuellement le contenu et de le réadapter individuellement à chacun des différents supports et formats requis. Les avocats ne sont plus impliqués dans la production des publications, car ils continuent à travailler dans leur programme habituel (Microsoft Word, par exemple) et se concentrent exclusivement sur le contenu de leur activité principale.

6. Multiformat et versions dans d’autres langues. Production du contenu en plusieurs formats ( imprimé, PDF, PDF redline, pour les révisions et les corrections comparatives, PDF accessible, EPUB, iOS, Kindle, Android, HTML, entre autres) et en langues automatisées car il n’est pas nécessaire de refaire la mise en page pour chaque langue différente. 

7. Évolutivité. L’accès à d’autres canaux de publication et l’expansion vers d’autres marchés et destinations, sans coût supplémentaire. Avec les mêmes ressources, les possibilités sont également élargies et d’autres objectifs, jusqu’alors inaccessibles dans les mêmes conditions, sont couverts.

8. Fiabilité et cohérence. L’application d’un même contenu adapté de manière idéale à chaque format et destination de publication, avec une stabilité et une cohérence entre les différents médias, améliore la qualité. 

9. Optimisation du travail. Se concentrer uniquement sur l’activité principale ajoute plus de valeur et limite les ressources et les emplois nécessaires à chaque publication au minimum indispensable.

10. Omnicanal. Le créateur de contenu travaille et édite le document final, ce qui permet de coordonner les différents canaux dans un document principal.

Une publication nécessite un travail d’équipe et de nombreuses versions. C’est un processus long et intense pour tout le monde. Encore plus si la création de publications n’est pas votre spécialité. Heureusement, il existe des technologies d’automatisation pour optimiser vos contenus les plus essentiels. Ainsi que des experts qui peuvent aider votre équipe à accroître sa productivité en se concentrant sur la création de valeur pour ses clients.