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Comment élaborer un rapport annuel qui enrichit la communication d’entreprise

Memoria anual que favorezca la comunicación corporativa

Le rapport annuel est toujours le bijou de la couronne de la communication d’entreprise. Le changement d’année est la grande occasion pour l’entreprise de communiquer sur elle-même. Il rassemble les activités financières, les actions réalisées et les résultats, ainsi que les communications de la direction générale et les stratégies futures. C’est le moment de mettre en valeur les réalisations et les projets d’entreprise, ainsi que les actions ayant un impact social.

Les contenus sont aussi importants que leur design, car le contenu visuel a le pouvoir de se connecter avec n’importe quel lecteur. Les activités d’une année entière résumées dans un seul document doivent être compréhensibles pour toutes les parties concernées de l’entreprise. À cette fin, de plus en plus d’entreprises tirent parti des formats en ligne et hors ligne. Le format papier maintient la tradition, la qualité, c’est une expérience tangible que l’on peut garder avec d’autres livres remarquables sur sa bibliothèque. D’autre part, le format en ligne offre une plus grande accessibilité et des possibilités multimédia infinies. Le tout avec une conception et un montage de haute qualité. 

Nous présentons la meilleure façon de concevoir un rapport annuel performant qui tire le meilleur profit de toutes les options disponibles.

La légalité du rapport annuel et l’engagement envers les actionnaires

Le rapport annuel est un rapport obligatoire pour de nombreuses entreprises et a toujours été la pièce maîtresse de la communication d’entreprise. Non seulement il fournit des informations pertinentes sur les résultats de l’année écoulée, mais il parvient également à transmettre la stratégie, la mission et la vision de l’entreprise.

Les contenus recommandés pour un rapport annuel sont les suivants :   

  1. Lettre de présentation du président et/ou du directeur général

  2. Le champ d’application du rapport annuel

  3. Mission, vision et valeurs de l’entreprise

  4. Instances dirigeantes et structure de la société

  5. Présentation des services et des produits

  6. Résumé de l’activité de la société au cours de l’année

    – Réalisations

    – Évaluation de chaque section ou département de l’entreprise, des programmes, des projets, etc.

    – Activités réalisées

    – Évaluation chiffrée des activités

    – Projection externe (apparition dans les médias, collaboration avec d’autres entreprises ou organismes).

  7. États financiers et résultats économiques de l’exercice

  8. Les défis à venir

En raison de leur importance, les données présentées dans le rapport annuel doivent être rigoureuses, fiables et exemptes d’erreurs. Nous devons répondre aux attentes que les parties prenantes ont à notre égard, tout en veillant à ce que les informations puissent être facilement consultées.

Pourquoi faut-il privilégier le rapport annuel avec une édition rigoureuse et un design en accord avec les valeurs de l’entreprise ?

La valeur du rapport annuel est évidente : la qualité de notre communication d’entreprise peut également être transférée à un document aussi important qui a été conçu et édité par des experts dans le domaine. De cette manière, nous améliorerons l’image de notre entreprise grâce à un outil dont nous devons tirer pleinement parti.

Un argument en faveur de la préparation fructueuse d’un rapport annuel est de renforcer la confiance lors des négociations avec les banques, des demandes d’investissement, des discussions avec les actionnaires ou de renforcer la crédibilité des distributeurs et des fournisseurs. Et cela nécessite une bonne conception et édition pour aider à faire passer ces messages.

Un rapport annuel contient un grand nombre de données et de conclusions qui doivent être résumées et présentées de manière compréhensible et dans un espace relativement limité. Pour cette raison, une bonne représentation visuelle et l’utilisation de formats numériques sont essentielles. Il en existe différentes versions qui peuvent répondre à toute action de communication et à son utilisateur final : le rapport imprimé avec des finitions de haute qualité, les impressions de couverture souple, les PDF, les bulletins d’information numériques, les pages web, les infographies, les vidéos.

Chaque format a ses avantages. Si le papier reste une option traditionnelle très attrayante pour les entreprises, les formats numériques sont plus dynamiques et il est même possible d’interagir avec le lecteur. D’autre part, le fait de disposer d’experts professionnels pour vous guider dans leur conception et leur rédaction garantit que le message que vous souhaitez faire passer parviendra à votre destinataire. La communication d’entreprise est une communication profonde, qui doit être traitée avec soin et rigueur. 

Il est clair que le fait de disposer d’experts spécialisés dans la conception et l’édition peut permettre à notre rapport annuel, un document qui peut généralement être trop sérieux et parfois froid, d’acquérir un meilleur dynamisme et une forme de communication d’entreprise qui ajoute de la valeur à la marque de manière professionnelle.

Elaboración de memoria anual

Les 6 éléments clés d’un rapport annuel performant

Vous trouverez ci-dessous les aspects que nous considérons comme essentiels pour la création d’un rapport annuel de haute qualité.

  1. Établir le maximum de rigueur dans son élaboration

    Tout au long du processus d’élaboration du rapport annuel, des normes et des procédures doivent être suivies à tout moment, afin de garantir la fiabilité de toutes les informations qui y sont diffusées et l’actualité des données.

    Cet aspect est très important, car toutes les informations qui y figurent seront publiques et pourront être consultées par les investisseurs, les actionnaires et les parties concernées. Toute erreur dans ces documents peut nuire à l’image de l’entreprise.

    De plus, ces données varient continuellement et jusqu’à la dernière minute, ce qui affecte même la partie graphique du rapport. Comme il s’agit d’un élément de communication très pertinent destiné aux parties prenantes, il faut également tenir compte du fait qu’il peut y avoir des versions dans différentes langues.

    En bref, une grande rigueur est requise dans la gestion de l’ensemble du contenu du rapport annuel.

  2. Simplifier le processus

    La préparation effective d’un rapport annuel est complexe, car de nombreuses données sensibles entrent en jeu et doivent être comparées entre les différents départements. Pour simplifier ce processus, il est toujours conseillé de faire appel à une équipe de professionnels qui coordonnent l’ensemble du travail avec compétence. Soutenu par des technologies d’édition et d’automatisation.

  3. Clarifier les informations

    Le rapport annuel doit présenter toutes les données pertinentes de manière claire et précise, sans double interprétation. La tâche d’avoir une conception et un montage professionnels est ici d’une grande importance.  Il est nécessaire de savoir comment soutenir toutes ces informations avec des éléments visuels qui les rendent faciles à comprendre.

    Un design et un contenu attrayants qui non seulement présentent clairement l’information, mais mettent également en évidence les données, les résultats ou les aspects que l’entreprise souhaite mettre en valeur.

  4. Combiner les formats en ligne et hors ligne

    En matière de communication d’entreprise, nous devons disposer des deux outils, le papier et les médias numériques. Et si nous utilisons les deux, nous donnerons à notre entreprise une valeur supplémentaire. La combinaison des formats en ligne et hors ligne est fortement recommandée de nos jours.

  5. Durabilité et responsabilité environnementale

    Aujourd’hui, il est fréquent que les grandes entreprises produisent également un rapport de RSE, qui précise l’impact de leurs activités de l’année écoulée sur l’environnement et leur contribution en CO2 dans l’atmosphère. 

    En tout cas, le rapport annuel lui-même est un excellent outil pour communiquer l’engagement environnemental d’une entreprise. Par exemple, en utilisant du papier recyclé dans ses matériaux d’impression ou en précisant qu’elle a travaillé avec des technologies d’impression LED-UV propres, avec une consommation moindre et en évitant la surchauffe des matériaux.

  6. Prendre soin des valeurs de la marque de l’entreprise

    Comme il s’agit d’un document juridique mais aussi d’un document d’entreprise, sa communication doit en respecter le ton et le style. En effet, la manière dont nous présentons toutes les informations doit être cohérente et homogène par rapport à l’ensemble de la communication de l’entreprise.

    La combinaison des formats papier et numérique doit répondre aux attentes des actionnaires et des autres parties prenantes à l’égard de l’entreprise. Une attention particulière portée au style et au ton apporte de l’authenticité et une grande valeur ajoutée en délivrant un message cohérent.

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