El Print Management, clave para la gestión de los materiales de impresión de las grandes empresas

Print management clave para las grandes empresas CeGe

En este video de 3 minutos Cristian Lienas, Chief Executive Officer en Mirihi Business Consulting, nos explica por qué el Print Management se está consolidando como la solución para gestionar todos los elementos de impresión de las grandes empresas.

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Como Cristian explica, en estos últimos tiempos hemos visto cómo el departamento de compras se ha convertido en un área cada vez más estratégica en las organizaciones. Con la pandemia, las empresas que ya estaban funcionando con buenas prácticas de compras y procurement, han contribuido a reducir el impacto de esta crisis mundial. Esto gracias a poder gestionar mejor los procesos de aprovisionamiento y contar con proveedores clave integrados en el negocio.

Las áreas de compras han sido también un facilitador en la digitalización y optimización de los procesos gracias a su manera de trabajar, basada en 3 pilares:

  • Gestión de proveedores estratégicos
  • Gestión del riesgo
  • Gestión de categorías

En las grandes empresas, la gestión de categorías es un plan estratégico que se define conjuntamente entre Compras y cada Área de Negocio. 

¿Cómo? Utilizando técnicas, herramientas y estrategias de compras para mejorar y optimizar un área concreta de gasto, y de una manera sostenida en el tiempo.

En las áreas de marketing, ventas y comunicación una de las categorías de compras más importante es la de printing. Y aquí es donde encontramos el Print Management: una solución para la optimización de procesos y la gestión y control del gasto, que aporta un gran valor a las organizaciones.

¿Qué es el Print Management?

Es la externalización del servicio en un proveedor clave para poder gestionar de manera integral todo el material impreso de la compañía. 

Las soluciones más avanzadas de Print Management incorporan una potente y ágil plataforma digital que permite integrar y gestionar todo el proceso -desde el original hasta el envío- de todos los elementos de impresión.

Principales beneficios del Print Management en las grandes empresas

Esta innovadora solución permite no sólo reducir costes sino mejorar y aportar digitalización a los procesos en las grandes empresas:

Solución digital para gestión de impresos grandes empresas CeGe
  • Control del gasto: los costes se asignan automáticamente a cada proyecto y centro. Existen niveles de aprobación y se mantiene en todo momento un seguimiento del estado de los costes de cada pedido.
  • Garantiza la calidad y los plazos de entrega, con un mínimo seguimiento por parte de compras y del departamento implicado.
  • Reducción de stocks: se imprime sólo lo que se necesita y cuando se necesita.
  • Simplifica los procesos internos y la gestión de entornos complejos. Facilita las relaciones entre la central, las filiales, diferentes áreas internas, proveedores, agencias o empresas de logística, a través de esta plataforma de gestión única.
  • Más sostenible con el medio ambiente, ya que se reduce la cantidad de materiales impresos al mejorar su gestión.
  • Para marketing, trade marketing y comunicación otra de las grandes ventajas es la mejora del time-to-market. Permite tener el material de impresión o PLV en los timings óptimos, así como modificar contenidos hasta el último momento sin comprometer los plazos de entrega. Esto es posible ya que todos trabajan sobre esta misma plataforma.
¿Quieres conocer mejor esta solución?

¿Cómo el Print Management simplifica la gestión de proyectos de marketing?

Expertos en print management CeGe

La gestión de proyectos de marketing está cambiando con la entrada en juego del Print Management. Las necesidades globales y las exigencias locales hacen que una plataforma ágil y accesible tenga cada vez más sentido para la buena coordinación de dichos proyectos. Su primera ventaja es que está transformando y mejorando el modo de trabajar en los departamentos de marketing y comunicación de las empresas grandes y con departamentos descentralizados.

Cuando hablamos de Print Management, ¿a qué nos estamos refiriendo exactamente? Nos referimos a una forma de simplificar la gestión de proyectos complejos de marketing, de marca o de venta.

El Print Management es la gestión integral compuesto por la centralización y outsourcing por parte de una empresa de la gestión de las compras y la producción de sus materiales de impresión y PLV, así como de sus productos digitales. Una solución por la que suelen apostar las empresas multinacionales y grandes corporaciones. 

El Print Management cuida de tu marca

Se basa en recursos tecnológicos que consiguen centralizar los datos y contenidos de la marca (imágenes, logotipos, vídeos, documentos…) y coordinar a todos los profesionales implicados en las diversas fases de cada proyecto que incluso permite la impresión bajo demanda. Esta centralización no sólo reduce los costes, sino que minimiza los errores, asegurando la calidad de los contenidos y el cuidado de la imagen de marca. ¡Por fin un flow eficiente en todos los elementos y materiales de comunicación de la empresa!

Especialistas en gestión de proyectos de marketing

El print management, en manos expertas

El print management se incorpora así como pieza clave en las empresas de todo el mundo más avanzadas en la transformación digital. Porque imprimir elementos corporativos requiere el conocimiento específico de tecnologías y materiales. Y porque el proceso de producción es complejo e intensivo y pide mucha dedicación.

La gestión de proyectos de marketing y comunicación queda así simplificada. Los departamentos de marketing aumentan su capacidad de crear contenido en formatos múltiples (online / offline), reduciendo el time-to-market y evitando tener que gestionar múltiples proveedores y presupuestos. Además, tampoco tienen que preocuparse de la gestión de stocks, ni de los complejos procesos de revisión internos.

Los departamentos de marketing, comunicación y ventas están cada día más ocupados en cubrir todos los ángulos posibles, en elegir y coordinar campañas con una perspectiva 360 grados, incluyendo productos tradicionales y digitales, y sin olvidar la creatividad, la estrategia de la empresa y de las marcas. Estresante, ¿verdad?

Es hora de liberarlos. La ejecución de las estrategias y campañas ideadas por el equipo de comunicación o de marketing, tanto en papel como en formato digital, así como las acciones cross media puede dejarse en manos de un equipo de Print Management, un servicio externo que administre: 

  • Presupuestos
  • Arte final
  • Impresión
  • Publicación digital
  • Gestión de stocks
  • Distribución de catálogos y publicaciones

Esta externalización descarga a los comunicadores y técnicos de marketing de una parte de la gestión de proyectos. Así, podrán dedicarse plenamente a identificar riesgos y oportunidades y a generar valor. Todos los departamentos de comunicación de grandes empresas necesitan, lo sepan o no, un partner en Print Management que disponga de un equipo experto. 

Estos equipos de expertos trabajan optimizando los procesos en la ejecución de proyectos complejos de marketing, aplicando las nuevas tecnologías al know how de décadas de experiencia en la impresión para grandes clientes. El resultado es el ahorro, tanto de tiempo como de inversión económica. 

La empresa del futuro: eficiente en distribución y logística

La fluidez y la eficiencia son cada día más esenciales para las compañías. Según el informe El rediseño de la empresa del futuro. Eficiencia y rentabilidad 2025 de Deloitte para el 2025, en cinco años, el 70% de las empresas creará productos donde la personalización en el último momento será lo más importante. También la distribución omni/multi-channel será el modelo más eficiente según el 91% de las empresas. Además, la estrategia logística deberá orientarse a la hiperdisponibilidad según el 88% de los CEOs. Para cubrir estas demandas, será necesario el outsourcing de algunos de estos procesos que hasta ahora asumía la propia empresa.

Dejemos que el hub de impresión haga su trabajo

Por supuesto, la mayoría de las empresas no disponen de un equipo interno experto en impresión. Sin embargo, este hub de impresión puede ser un partner esencial para todas ellas. El Print Management es un sencillo proceso de digitalización y automatización que se incorpora en las empresas y facilita la gestión de proyectos. Además de la instalación tecnológica, los empleados reciben una formación básica para aprender a usar el software.

Como nuestros clientes, queremos que la producción de publicaciones, tanto offline como online, sea rápida. Y queremos contar con la posibilidad de incorporar las últimas versiones de producto y marca hasta el último instante. Las empresas nos movemos en un entorno cambiante, en continua transformación, que requiere capacidad de reacción.

Queremos también que sea de calidad, porque los elementos impresos de comunicación, marketing y ventas serán nuestra puerta de entrada al cliente. Esto significa un papel y encuadernación adecuados, además de una buena selección de tintas. Pero también una distribución ágil y eficiente, un buen control de stock y un cuidado extremo de los detalles, que son los que marcan la diferencia en un entorno altamente competitivo.

Finalmente, nos preocupa que nuestros productos sean respetuosos con el medio ambiente. Por eso trabajamos con tintas sostenibles, fuentes de papel responsables y sistemas de impresión ecológica LED-UV.

Esto es lo que buscamos en CeGe Lab, la innovación que nos permite incorporar un proceso de mejora continua para ofrecer cada día más calidad a nuestros clientes.

Somos un partner de los departamentos de marketing y comunicación de las grandes empresas del país. Capaz de gestionar proyectos creativos y hacer realidad ideas. Con acciones personalizadas, con sistemas eficientes como el Print Management o el Sales Enablement, y una amplia gama de soportes que va del emailing al packaging.

La transformación digital del Print Management ya es una realidad. ¿Te apuntas a innovar?

5 Beneficios de la Impresión bajo demanda para Directores de Marketing

Especialistas en impresión bajo demanda

La impresión bajo demanda simplifica la forma de gestionar los proyectos de marketing y comunicación. Por esta razón representa un gran aliado para los directores de marketing de grandes empresas, quienes logran importantes eficiencias en tiempo, dinero y esfuerzo de sus equipos al implementar los planes. ¡Veamos de qué se trata y sus principales ventajas!

¿Qué es la impresión bajo demanda (POD)?

La impresión bajo demanda también llamada Print on Demand (POD), por sus siglas en inglés, se basa en un proceso que estandariza y automatiza la compra y producción de los materiales impresos de una empresa.

Permite gestionar todo el proceso hasta el final, con el envío de los materiales de marketing como PLV, catálogos o folletos a las delegaciones, oficinas, tiendas retail, etc. Así se liberan los recursos internos asociados a la gestión de este tipo de elementos, así como su almacenamiento, manipulación y envíos. De esa forma, aumenta la productividad del marketing de la empresa.  

¿Cuáles son las ventajas de la Impresión bajo demanda para tu negocio? 

Las ventajas de la impresión bajo demanda pueden resumirse en 5 aspectos fundamentales para la ejecución de proyectos de marketing, en cualquier empresa:

  1. Automatiza el control y asignación de los costos

    Utilizando un proveedor de impresión bajo demanda, tanto compras como marketing pueden planificar y controlar mejor los presupuestos asociados a cada campaña y acción.

    Todos los departamentos y delegaciones involucrados en un proyecto de marketing, pueden realizar sus propios pedidos de material según necesidades concretas en cada momento. Así se evitan los extra costes asociados a materiales no utilizados.

    Además, los costes se asignan directamente al centro de coste donde se originó el pedido. Esta flexibilidad también aumenta la rapidez de reacción de cada centro a la hora de gestionar presupuestos y trabajos.

  2. Organización y acceso a los activos digitales

    Normalmente, un proceso de POD implica el uso de innovadoras plataformas de gestión de activos digitales. Un beneficio inmediato de la implementación de estos nuevos procesos es que mejoran la organización y el acceso de todos los activos digitales de marketing (logos, imágenes, artes finales, fotografías, …). De esta maneara, se resuelve uno de los mayores  retos de los equipos de marketing: disponer de todos estos activos  fácilmente y localizables en todo momento.

    El acceso a cada elemento se puede asignar según niveles o departamentos, así como  a proveedores externos (agencias, estudios, impresores). Esto agiliza la creación, mantenimiento y modificaciones, así como su utilización  en las distintas campañas.

Especialistas en impresión bajo demanda

  • Mejora la coordinación entre marketing y diseño, minimizando errores

    Las plataformas tecnológicas de impresión bajo demanda facilitan la  coordinación de todos los profesionales implicados en un proyecto de marketing específico. Con ello se logra una mayor fluidez en todas las fases, por ejemplo, permitiendo a los diseñadores subir directamente los artes finales en la plataforma. Así como también, se facilita la aprobación de los diseños o cambios de última hora, hasta el mismo momento de la impresión.

    De esta forma, la comunicación se hace efectiva y en tiempo real. Lo cual significa garantizar la calidad del resultado final en cada fase del proyecto, así como el cuidado de cada detalle. Estos factores son determinantes en la reputación de tu marca y a su vez, son sumamente importantes porque te permiten ahorrar tiempo en fases de corrección y minimizar errores.

  • Ahorro en costes internos de gestión

    Un proveedor de impresión bajo demanda se encarga de todo el proceso de producción, impresión y distribución del material. Esto permite reducir de forma significativa  el tiempo de gestión, así como de los costes asociados a almacenaje y picking de los materiales de marketing.

    Esto se traduce en una reducción directa de costes para la empresa, a la vez que libera tiempo de valor de los equipos, que puede dedicarse a la innovación y creatividad de las campañas de marketing.

  • Gestión de materiales en múltiples formatos e idiomas

    Las grandes empresas con sede en varios países pueden gestionar materiales de su campaña de marketing en varios idiomas, versiones y formatos. Así como también hacer envíos de forma fácil a delegaciones locales o extranjeras.  Además de esta versatilidad, los servicios de gestión de impresión bajo demanda incluyen mecanismos de validación y aprobación mucho más ágiles. Esto  permite al director de ventas o marketing realizar pedidos para su oficina de manera rápida y eficiente. 

Plataforma de Print Management para la gestión eficiente de campañas

print on demand

Realizar un outsoucing de los procesos de impresión no sólo representa una mejora en eficiencia en las organizaciones. Las empresas más avanzadas tecnología aportan además soluciones como las plataformas de Print Management, que facilitan el trabajo de los equipos de los distintos departamentos (Marketing, Compras, Diseño…).

En un contexto en el que se trabaja de manera cada vez más descentralizada (¡y en remoto!), estas nuevas soluciones ayudan a afrontar los principales retos a los que se enfrentan los equipos: la comunicación y la coordinación.

En el vídeo de hoy, Maria Sedó -Market Development Manager de CeGe- nos detalla las ventajas de la plataforma de Print Management, que aporta soluciones a estos retos. 

Abajo, te dejamos la transcripción del video sobre plataformas de Print Management

Montse Tarridas: Hay una tendencia cada vez mayor a trabajar de manera descentralizada e incluso en remoto. Esto obviamente implica retos nuevos para los equipos y las organizaciones. María, ¿cuáles serían estos retos?

Maria Sedó: El principal reto es la comunicación y la coordinación entre los equipos. Los equipos son cada vez más reducidos, tienen cada vez más tareas administrativas y el time to marketes cada vez más exigente. Las herramientas tecnológicas como las plataformas de Print Management son la solución para todos estos retos.

MT: ¿Qué podéis aportar desde CeGe en este sentido?

MS:  Llevamos muchos años trabajando con equipos que gestionan las campañas de Marketing. Desde nuestra experiencia hemos desarrollado nuestro propio Portal de Activos de Marketing (MAP). Desde esta plataforma Marketing se pueden gestionar los materiales de impresión más habituales (flyers, catálogos, PLV…). El equipo de Compras nos puede pedir presupuestos. Y desde esta misma plataforma, los diseñadores gráficos propios o de las agencias pueden realizar retoques y maquetar, con comunicación directa con nuestro estudio: esto permite una respuesta muy rápida y sin errores.

MAP incluye reportes específicos para los distintos departamentos y tiene un apartado de distribución y logística.

De este modo, todos los departamentos implicados tienen información actualizada y a tiempo real. Esta solución acorta el time to market y permite trabajar a todos los equipos en remoto. Esto representa un importante ahorro en recursos internos de gestión.

MT:  Es decir, que todos los departamentos (Marketing, Compras, Diseño…) trabajan en base a una misma plataforma, por lo tanto pueden estar al tanto de todos los proyectos. ¡Esto parece bastante complejo! ¿Es complicado instalar una solución como esta en una empresa?

MS: No, en absoluto. Realmente la implementación puede tardar entre 4 y 6 semanas. Además es muy fácil de utilizar por todos los usuarios, es suficiente con una breve formación, ya que es muy user-friendly.

MAP es además una plataforma muy flexible. La podemos adaptar a las necesidades de cada uno de los clientes, tanto en estética como en contenido. Y es compatible con cualquier sistema o ERP que tenga la compañía.

MT: Un mundo de posibilidades nuevas que se abren… Supongo que lo mejor sería poder verlo, ¿no?

MS: Por supuesto., estaremos encantados de hacer demostraciones a todos los interesados y desde aquí invitamos a solicitarla. Es la mejor manera de ver cómo funciona y qué puede aportar.

 

Cada vez más directivos de Compras y Marketing de grandes empresas incorporan el Print Management en sus estrategias.

¿Quieres conocer mejor esta solución?

Reduce costes al integrar producción, impresión y envíos

print management eficiente

¿Se pueden integrar producción, impresión y envíos para reducir costes y complejidad?

La gestión de la producción, impresión y distribución de los materiales de Marketing es compleja, consume muchos recursos y tiene gran cantidad de costes ocultos.

Los equipos de Marketing deben centrarse en crear valor para sus empresas, y a menudo no disponen del tiempo o del conocimiento de las últimas tecnologías disponibles. La presión sobre los tiempos de ejecución, la necesidad de transformación digital, y la generación de un mejor servicio a costes competitivos, exigen un paso más en el proceso de compra y gestión de materiales promocionales. 

Esta gestión puede necesitar la identificación de los proveedores más adecuados para cada uno de los productos o servicios y la coordinación de todas las fases de producción, control de calidad, almacenaje y posterior distribución hasta el cliente final. Todas estas fases deben ser consideradas bajo la necesidad del control de la marca – Brand Control – y de los costes asociados a lo largo del proceso.

Esta situación compleja se puede simplificar mediante lo que se conoce tradicionalmente como Print Management o gestión delegada de la producción.

¿Por qué es necesario para las grandes empresas integrar Gestión y Compras de impresión e integración con agencias? ¿Qué fases tiene?

El Print Management permite incrementar la competitividad de las empresas reduciendo a la vez el time to market. Permite alinear los procesos internos y externos y manejar de manera más eficiente la producción y la distribución de los materiales de Marketing. ¡Y ahorrando costes en todos los pasos del proceso! Implementando esta solución, las empresas ganan tiempo para centrarse en innovación y creatividad para sus negocios.

Para la correcta implementación se debe realizar una auditoria del proceso actual, seguido de la estandarización de materiales y un rediseño de los procesos internos y de relación con las agencias o departamentos creativos.

La segunda fase consiste en la implementación de un portal de gestión de contenidos de marketing vinculado al ERP de la empresa. Este portal permitirá centralizar, sistematizar o automatizar los procesos tradicionales haciendo el proceso mucho más eficiente. Un buen  proceso de onboarding permite que la transición entre el antiguo y el nuevo modelo de gestión sea realizado con éxito.

7 Beneficios tangibles para el departamento de marketing y procurement gracias al Print Management:

  1. Incremento de competitividad. Con la reducción drástica del tiempo de producción y distribución, se optimiza el flujo de trabajo reduciendo al mínimo el time to market.
  2. Racionalización de los procesos. La eliminación de procesos que no aportan valor, reduciendo procesos administrativos internos y unificando la gestión de los proveedores aporta a las organizaciones descentralizadas mejor autonomía y efectividad.
  3. Reducción drástica de costos. Hay un ahorro inmediato al eliminar los procesos de poco valor. Además, se puede establecer un sistema de impresión bajo demanda – Print on Demand– con el que se reducen los stocks de los materiales impresos y se elimina el coste de su obsolescencia.
  4. Interlocutor único. Garantiza y gestiona todo el proceso para asegurar que el 100% de los pasos están alineados y no habrá sorpresas de última hora.
  5. Transparencia. Al tener todo el proceso centralizado se generan reportes de gestión por unidad de negocio, centro de coste, tipo de producto que permite un control y análisis exhaustivo de los costes.
  6. Respeto al medio ambiente. Es un proceso mucho más ecológico: se ajustan las cantidades a imprimir, se reduce el transporte y se eliminan obsoletos. Pero además si se opta por empresas que ofrezcan fabricación local y con papeles y tecnologías ecológicas se minimiza todavía más el impacto en el medio ambiente.
  7. Omnicanalidad. La centralización de la información de los productos posibilita la integración de los canales de ventas, gestión, comunicación y Marketing.
¡Te contamos cómo funciona nuestra solución de Print Management!